Ang pagsusulat ng mga email na paalala sa paalala ay maaaring maging mahirap. Hindi mo nais na magpakita mapilit o naiinip, ngunit ang iyong mensahe ay kailangang makatawid. Gumamit ng isang maayang tono sa mga email na may banayad na pagbati at ekspresyon. Isama ang dahilan kung bakit nagpapadala ka ng email ng paalala upang malaman ng mga tatanggap kung ano ang gusto mo. Siguraduhing walang mga pagkakamali sa email upang hindi ka lamang lumitaw na palakaibigan, ngunit propesyonal din.
Hakbang
Bahagi 1 ng 3: Paggamit ng Maligayang Tono
Hakbang 1. Batiin ang tatanggap
Sa isang sitwasyon sa negosyo, maaari kang "dapat" gumamit ng isang pormal na pagbati, tulad ng "Mahal." Gayunpaman, ang personalized na email ay ginagamit nang mas madalas. Ang ilang mga pagbati sa email na makakatulong sa paglikha ng isang maayang tono ay kasama ang:
- Hi!
- Kamusta, Kaibigan
- Matagal na hindi nakikita
- Hoy!
Hakbang 2. Isama ang iyong kaugnayan sa tatanggap
Kung mag-focus ka lang sa paalala, lilitaw na malamig ang iyong mensahe. Isama ang isang personal na ugnayan sa tatanggap sa pamamagitan ng pagsasama ng mga parirala na sumasalamin sa pagkakaibigan at pagbabahagi ng mga karanasan. Kasama rito:
- Kamusta Ang Pagaaral?
- Kumusta kaibigan kumusta ka?
- Nitong nakaraang katapusan ng linggo ay sobrang saya.
- Kailan ang huli nating pag-usapan, isang buwan na ang nakakalipas?
- Ang huling biyahe namin ay talagang masaya! Kailangan nating gawin itong muli.
Hakbang 3. Pinuhin ang iyong ekspresyon
Ito ay lalong mahalaga para sa seksyon ng paalala ng email. Kung matagal mo nang hindi nakikipag-ugnay sa tatanggap, mas mabuti na humingi ka ng paumanhin o magbigay ng dahilan para tawagan lamang sila upang paalalahanan sila. Ang ilang mga halimbawa ng banayad na mga expression ay kinabibilangan ng:
- Alam kong matagal na tayong hindi nag-uusap, ngunit nais kong ipaalala sa iyo ang…
- Ang pagdating ng isang bagong sanggol ay nagpatuloy sa aking abala, naalala ko lang na paalalahanan ka…
- Alam kong abala ka, kaya ayokong abalahin ka, ngunit nais kong magpadala ng isang paalala …
Hakbang 4. Maging magalang
Kung ang paalala ay mahalaga, maaari kang magkaroon ng isang mapilit. Tandaan na ang tatanggap ay abala sa kanyang buhay. Palaging sabihin ang "mangyaring" at "salamat" na may naaangkop na mga expression. Maaari mong isama ang mga magagalang na parirala tulad ng:
- Humihingi ako ng paumanhin na abalahin ka, ngunit nais kong tiyakin …
- Mangyaring tumugon sa email na ito sa lalong madaling panahon …
- Salamat sa paglalaan ng oras upang mabasa at tumugon sa email ng paalala na ito. Pinahahalagahan ko talaga ito.
- Hinihintay ko ang iyong sagot.
Bahagi 2 ng 3: Mga Kinakailangan sa Listahan
Hakbang 1. Gumamit ng mga heading ng haligi
Hindi mo kailangang magsulat ng isang smart heading na heading. Ang mga heading ng haligi na malinaw at walang alinlangan ay magiging mas kapaki-pakinabang. Sa ganoong paraan, maaaring malaman ng tatanggap ang layunin ng email nang isang sulyap. Ang ilang mga karaniwang pagpipilian para sa mga email ng magiliw na paalala ay kasama ang:
- Suriin
- Mabilis na Paalala tungkol sa…
- Mga paparating na biyahe / kaganapan.
- Nagbibilang ng mga kalahok sa paglalakbay / kaganapan.
Hakbang 2. Tandaan na isama ang isang paalala
Kapag pinagsisikapan mong maging magalang at magiliw, maaari mong makalimutan ang isang bagay na mahalaga, tulad ng isang paalala. Sumulat ng isang paalala sa package sa simula ng email, pagkatapos ng pagbati at isang pangungusap na personal na relasyon. Halimbawa:
- "Kamusta, Kaibigan, Matagal na tayong hindi nag-uusap Ben. Kumusta ang iyong asawa at mga anak? Ang aking asawa at anak ay nagpatuloy sa akin na abala, ngunit nais kong tanungin ka tungkol sa…”
-
Hi!
Lola, matagal ko nang ibig sabihin na ipadala ang mensaheng ito. Pasensya na sa sobrang abala. Gusto kong ipaalala kay Lola tungkol sa aming tanghalian…”
Hakbang 3. Gumamit ng maiikling wika
Totoo na ang magalang na wika ay nangangailangan ng mas mahahabang pangungusap. Halimbawa, ang pariralang "Mas masipag ka" ay magiging mas magalang kung isinulat mo ang "Mas mabuti kung masipag ka." Habang magalang, mahahabang pangungusap ay maaaring gawing hindi malinaw ang pokus ng iyong email.
Gumamit ng isang mas simpleng istraktura para sa iyong mga email. Siguro isang bagay tulad nito: Pagbati (pagbubukas) → Mga Kaugnay na Personal → Paalala → Pagsasara ng pagsasara (pagsasara)
Hakbang 4. I-edit ang hindi kinakailangang impormasyon
Para sa bawat pangungusap at bahagi ng pangungusap, tanungin ang iyong sarili, "Kailangan ba ito?" Sa ilang mga kaso, ang "kinakailangan" ay maaaring magkaroon ng isang malawak na kahulugan tulad ng "Ito ay kinakailangan upang ang aking email ay hindi malamig." Alisin ang mga hindi kinakailangang bahagi mula sa email.
Sa pangkalahatan, ang mga pang-abay (tulad ng "napaka," "napaka," "talaga," "minsan," at "syempre") ay maaaring alisin upang gawing mas maikli ang iyong email
Hakbang 5. Tapusin ang email sa isang pangwakas na pagbati
Ang ibig sabihin ng "Blessings" ay ang pagsabi ng "paalam." Kasama sa pangwakas na pagbati ang mga expression tulad ng "Pagbati," "Taos-puso," "Taos-puso," at "Pagbati." Ang iyong lagda ay dapat na nakasulat pagkatapos ng pangwakas na pagbati. Ang isang pangkalahatang pagsasara sa pagbati na tulad nito ay maaaring mukhang pormal. Maaaring gusto mong subukan ang isang bagay tulad ng:
- ang kaibigan mo
- ang kaibigan mo
- magpadala ng pagbati para sa tagumpay
- Magandang araw
- ikaw na
- inaasahan ko ang iyong tugon
Bahagi 3 ng 3: Siguraduhin na Walang Mga Pagkakamali Sa Email
Hakbang 1. Dobleng suriin ang iyong email
Kahit na ang pag-sketch ng isang email nang isang beses o dalawang beses ay magbabawas ng anumang pangunahing mga error na maaaring mag-pop habang isinusulat mo ang mga ito. Matapos mong buuin ang iyong email, suriin muli ang spelling at grammar sa iyong email.
- Maraming mga tagabigay ng email ang may mga tampok sa pag-e-spelling at grammar check. Ang kalidad ng tampok ay nakasalalay sa provider ng email. Sa ilang mga kaso, maaaring hindi masyadong tumpak ang tampok na ito.
- Tandaan na suriin ang mga patlang, pagbati, at pagsasara (mga pagsasara) na mga patlang. Marahil ay makakalimutan mo ang tungkol dito at ituon lamang ang pansin sa nilalaman ng email.
Hakbang 2. Basahin nang malakas ang email
Kung nagsusulat ka ng isang mahalagang email, o kung nais mong magpakita ng magalang at magiliw sa isang tao, basahin ang iyong email mula umpisa hanggang sa matapos nang malakas. Para bang usapan ito? Kung gayon, handa nang ipadala ang iyong email.
Isulat muli ang mga pangungusap o daanan na parang mahirap. Gamitin ang iyong pinakamahusay na paghuhusga kapag sinusuri ito. Ang bawat tao ay magkakaroon ng magkakaibang pananaw depende sa kung paano ka makipag-usap
Hakbang 3. Ipabasa sa ibang tao ang iyong email
Para sa mga mahahalagang komunikasyon, tulad ng mga layunin sa negosyo, maaari mong hilingin sa iba na suriin ang paalala na email bago ipadala ito. Kung ang iyong email ay maikli, ito ay karaniwang tumatagal lamang ng isang maliit na oras at madaling makita kahit na ang pinakamaliit ng mga error.
- Suriin ang mga serbisyong online sa pagmemensahe. Mag-email sa mga kaibigan sa online at magtanong tulad ng, “Kumusta, mababasa mo ba ang maikling email na kailangan kong ipadala? Hindi magtatagal."
- Tandaan na palaging pasasalamatan ang lahat na nagbabasa ng iyong email. Kung sabagay, tinutulungan ka nila.
